Funktionspostfächer

Funktionspostfächer

Ein Funktionspostfach ist ein Groupware-Postfach, das eine bestimmte Funktion abbildet. Mehrere Personen, können mit Hilfe eines gemeinsamen Postfaches eine zentrale Funktion ausüben. Am besten lässt sich dies durch ein Beispiel erklären.

Als Beispiel dient das Sekretariat von Herrn Mustermann mit dem Funktionspostfach „fb123_sekretariat“ mit der E-Mail Adresse „sekretariat@fb123.tu-darmstadt.de“. Alle Mitarbeiter im Sekretariat sowie Herr Mustermann und weitere dafür relevante Personen können auf dieses Funktionspostfach zugreifen und nutzen. Das beinhaltet die selben Funktionen, die ein persönliches Postfach besitzt. Alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten verbleiben auf dem Funktionspostfach und sind daher für alle Mitarbeiter/-innen des Funktionspostfaches verfügbar. Das gleiche gilt für Kalenderdaten, Kontaktdaten und Aufgabenlisten.

Um ein Funktionspostfach zu erhalten, müssen Sie sich an Ihren zuständigen Groupware-Beauftragten wenden.

Nutzung von Funktionspostfächern

Outlook 2010/2013

iFixit Patches von Microsoft installieren

Unter Outlook 2010/2013 werden Nachrichten, die mit dem Funktionspostfach verschickt wurden oder Nachrichten die im Funktionspostfach gelöscht werden, nicht in den Gelöscht-Ordner bzw. Gesendet -Ordner des Funktionspostfachs verschoben, sondern landen automatisch in Ihrem „persönlichen“
Gesendet/Gelöscht -Ordner.

Um dies zu umgehen, installieren Sie entweder zwei iFixit-Patches von Microsoft, die einen Registryeintrag vornehmen und somit die Einstellung konfigurieren. Oder Sie nehmen diese Registry-Einstellungen selbst vor. Eine Anleitung befindet sich hier.

Zugriff

Mit Outlook 2010/2013 können Sie ein Funktionspostfach öffnen, indem Sie den „Ordner eines anderen Benutzers (Funktionspostfach)“ auswählen.
Dafür benötigen Sie eine TU-ID und in Outlook muss Ihr Groupware-Konto eingerichtet sein.
Eine Anleitung wie Sie auf Ordner eines anderen Benutzers zugreifen können, finden Sie hier. Sie müssen lediglich die Adresse des Funktionspostfaches eingeben, anstatt die eines Benutzers.

Das „Von“-Feld

Um im Namen des Funktionspostfachs Nachrichten zu versenden, muss das Konto des Funktionspostfachs über den Button „Von“ ausgewählt sein.

Kalender freigeben

Kalender von Funktionspostfächer sollten in der Groupware Weboberfläche freigegeben werden. Unter Outlook 2010/2013 kann es in vielen Fällen zu Problemen kommen. Eine Anleitung wie Sie Kalender in der Weboberfläche freigeben können, finden sie hier.

Posteingangsregeln

Posteingangsregeln für Funktionspostfächer können nicht in Outlook 2010/2013 erstellt werden. Um um Posteingangsregeln für Funktionspostfächer zu erstellen, muss die Groupware Weboberfläche verwendet werden. Eine Anleitung zum Erstellen von Posteingangsregeln in der Weboberfläche finden Sie hier.

Thunderbird

Über IMAP, z. B. mit Thunderbird, können Sie ebenfalls auf ein Funktionspostfach zugreifen. Hierfür müssen Sie in einem E-Mail-Programm ein weiteres Konto hinzufügen. Konfigurationseinstellungen sowie eine Anleitung für Thunderbird finden Sie hier.

Einloggen an einem Funktionspostfach (wenn Sie kein persönliches Postfach in der Groupware besitzen)

Per Groupware-Weboberfläche ist der Zugriff auf ein Funktionspostfach auch ohne persönliches Groupware-Postfach möglich. Eine Anleitung finden Sie hier.

Verteilergruppen

Freigabe an Gruppen

Freigaben an einen größeren Personenkreis sollten über Verteilergruppen geregelt werden. Verteilergruppe befinden sich im globalen Adressbuch. Wenn Sie einer Verteilergruppe bestimmte Rechte vergeben, habe alle Mitglieder in dieser Verteilergruppe diese Rechte.

Terminfindung

Frei-/Gebucht Zeiten

Frei-/Gebucht Zeiten sind innerhalb Ihrer Einrichtung für alle Mitglieder standardmäßig sichtbar, es müssen keine zusätzlichen Berechtigungen gesetzt werden.
Wenn Sie Ihre Frei-/Gebucht Zeiten anderen Personen oder Einrichtungen zugänglich machen möchten, müssen Sie eine weitere Berechtigung freigeben. Dies können Sie z.B. unter Outlook 2010/2013 in den Eigenschaften im Reiter „Berechtigungen“ festlegen.

Zugriff auf die Frei-/Gebucht Zeiten in Outlook 2010/2013:

  • Gehen Sie in die Kalenderansicht.
  • Rechtsklick auf „Meine Kalender“,
  • Kalender hinzufügen“. Alternativ können Sie auch in der Symbolleiste auf „Kalender öffnen“ klicken.
  • Wählen Sie „Aus Adressbuch“ den entsprechenden Kontakt aus dem Adressbuch aus.
  • Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl mit „OK“.