Raumressourcen

Raumressourcen

Raumressourcen (z. B. Besprechungsräume) innerhalb Ihrer Einrichtung werden mithilfe der Groupware verwaltet.

Öffnen Sie die Kalender der Räume, um deren Verfügbarkeit einzusehen und buchen Sie freie Räume für Ihre Besprechung, indem Sie den Raum als „Teilnehmer“ zu Ihren Termin hinzufügen.

Jede Raumressource besitzt einen Raumorganisator. Je nachdem, wie die Raumverwaltung eingerichtet wurde, ergeben sich folgende Szenarien:

  • Vollautomatische Raumverwaltung: Wenn der Raum frei ist, wird Ihre Buchung angenommen, ansonsten abgelehnt. [Der Raumorganisator kann jedoch jederzeit die Raumbuchungen verändern.]
  • Halbautomatische Raumverwaltung: Wenn der Raum frei ist, wird Ihre Buchung angenommen. Wenn Sie einen bereits belegten Raum buchen, wird die Anfrage an den Raumorganisator weitergeleitet. Dieser kann dann entscheiden, welcher Termin Vorrang hat.
  • Manuelle Raumverwaltung: Alle Anfragen werden vom Raumorganisator bearbeitet und angenommen bzw. abgelehnt.

Kommt es bei der Raumbuchung zu Konflikten, sollte dies direkt mit dem Organisator der anderen Besprechung geklärt werden. Falls dies nicht möglich ist, ändert ein Raumorganisator die Buchung direkt. In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass alle eingeladenen Teilnehmer/-innen über Änderungen informiert werden.

Weiterführende Anleitungen