Glossar

Fachbegriffe im Bereich E-Mail/Groupware

A

Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine E-Mail, die automatisch an den Absender jeder in Ihrem Postfach eintreffenden E-Mail geschickt wird. Sie dient dazu den Absender, der an Sie gerichteten E-Mail, darüber zu informieren, dass sie über einen gewissen Zeitraum nicht verfügbar sind bzw. Ihre E-Mails nicht abrufen. Dieser Fall kann z.B. bei Urlaub oder einem Auslandssemester eintreten.

Automatische Antworten

Siehe Abwesenheitsbenachrichtigung

C

CalDAV

Ist ein verbreitetes Protokoll, um auf Kalenderdaten zuzugreifen. Siehe hierfür weitere Informationen.

Client Access-Lizenz (CAL)

Die Client Access License (Nutzer/Gerät Zugriffslizenz) ist für den Zugriff auf Microsoft Serverprodukte nötig. Es gibt User oder Geräte basierte CALS. Eine User-CAL erlaubt einer Person Zugriff von beliebigen Geräten, eine Geräte-CAL erlaubt den Zugriff von einem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) für beliebige Nutzer. Für jedes Serverprodukt (Windows Server, Exchange, SharePoint etc.) muss eine eigene CAL erworben werden.

Für den Groupware-Dienst des HRZ werden die nötigen CALs vom HRZ beschafft, die Kosten sind in den Preisen pro Postfach enthalten.

D

Desaster Recovery

Wird durchgeführt, wenn eine Systemwiederherstellung infolge von Hard – oder Softwarefehlern erfolgt.

E

E-Mail-Client

siehe E-Mail-Programm

E-Mail-Header

Zur Analyse kann der Verlauf einer E-Mail über die Kopfzeilen (Header) der E-Mail sichtbar gemacht werden. Die meisten E-Mail-Programme reduzieren ihr Header auf die wichtigsten Informationen wie „From“, „To“ und „Subject“.

E-Mail-Policy

Ist ein allgemeines Regelwerk zur Nutzung von E-Mail als Kommunikationsmedium. Die E-Mail-Policy der Technischen Universität Darmstadt ist zur Zeit noch in Bearbeitung und wird noch vom Präsidium verabschiedet. Sie enthält Regeln für den Betrieb von E-Mail-Systemen, die Verwaltung von E-Mail-Adressen und -Postfächern sowie Domänen.

E-Mail-Programm

Ein E-Mail-Programm (auch E-Mail-Client) ist lokal auf einem Rechner installiert. Mit Hilfe dieses Programms können E-Mails aus dem eigenen E-Mail-Postfach des Mailservers heruntergeladen bzw. angeschaut werden (siehe IMAP, POP bzw. Groupware).

E-Mail-Verteiler

E-Mail-Verteiler sind Listen von E-Mail-Adressen, an die eine E-Mail verschickt wird.

EWS

Exchange Web Services (EWS) ist eine API (Application Program Interface) mit dem Objekte wie Kalender, Kontakte und A-Mails von einem Exchange-Server abgerufen werden können.

Exchange

Ist ein E-Mail- und Groupware-System von Mcrosoft. Die Groupware vereint elektronische Postfächer mit der Organisation von Terminen, Kontakten und Aufgaben innerhalb einer Organisation.

Exchange ActiveSync

Ist ein Protokoll, über das mobile Endgeräte (mobile device) mit dem Exchange-Server kommunizieren können.

F

Funktionspostfach

Anders als das persönliche Postfach ist ein Funktionspostfach keiner TU-ID zugeordnet.

G

Globales Adressbuch

Dort sind automatisch die Kontakte sämtlicher Groupware-Anwender/-innen der TU- Darmstadt enthalten.

Groupware

Groupware definiert Software für eine bestimmte Benutzergruppe, die in einem Netzwerk an einem gemeinsamen Projekt arbeiten.

Groupware als Service des HRZ unterstützt Institutionen in ihrer Zusammenarbeit. Sie dient der zentralen Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen.

Groupware Webinterface

Das Groupware Webinterface ermöglicht den Zugriff auf das persönliche Postfach über jeden gängigen Browser. Es bietet den Zugriff auf das komplette Postfach, einschließlich aller Ordner im Posteingang, persönliche Termine und Kontakte sowie Aufgaben.

Grundversorgung (Groupware)

Eine Grundversorgung wird für einen definierten Personenkreis kostenfrei bereitgestellt.

Mit der Grundversorgung Groupware wird jeder/m Beschäftigten ein persönlich-dienstliches E-Mail-Postfach mit Groupware-Funktionalitäten bereitgestellt.

Das Postfach besitzt die Größe S(-tandard).

Und eine

I

IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein Protokoll mit welchem E-Mail-Daten zwischen E-Mail-Programmen und E-Mail-Server ausgetauscht werden.

J

Junk-Filter

Ein SPAM-Filter ist ein Computerprogramm oder Modul eines Programms zum filtern unwerwünschter E-Mails.

L

Lokale Postfachdateien

Lokale Postfachdateien (*.pst) sind eine lokale der Informationen eines E-Mail-Kontos, welche beim anlegen des Kontos in Outlook auf dem Computer gespeichert werden. So kann auch ohne aktive Internetverbindung auf diese Informationen zugegriffen werden.

Lokales Adressbuch

Enthält im Gegensatz zum globalen Adressbuch manuell hinzugefügte Kontakte außerhalb der eigenen Institution. Das lokale Adressbuch ist nicht auf dem Server, sondern nur lokal gespeichert.

O

Online-Archiv

Das Groupware-System bietet neben dem aktiven Postfach noch die Möglichkeit eines Archivpostfaches. Der Nutzer hat dann ein zusätzliches Postfach mit größerer Kapazität. Serverseitige Regeln sorgen dafür, dass alte E-Mails automatisch in das Online-Archiv verschoben werden. Der Zugriff erfolgt ausschließlich online über Outlook oder über das OWA Webmailinterface. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit erlischt das Online-Archiv.

Outlook on the web

Siehe Groupware-Webinterface.

OWA

Siehe Groupware Webinterface.

P

Passwort-Policy

Ist ein Regelwerk für die Vergabe und Gestaltung von Passwörtern. Sie dient der Sicherstellung eines notwendigen Sicherheitsniveaus für den Einsatz von Benutzername/Passwort-Verfahren. Weitere Informationen zur Passwort-Policy finden Sie hier.

Persönliches Postfach

Postfach welches im Rahmen des Groupware Service mit dem persönlichen Konto verknüpft ist. Der Zugriff erfolgt über die TU-ID. Es enthält alle Ordner, den persönlichen Kalender, die persönlichen Kontakte sowie die persönliche Aufgabenliste.

Phishing

Beim Phishing handelt es sich um gefälschte Nachrichten, die den Anschein haben von einem vertrauensvollen Absender zu kommen, um Informationen, z.B. Zugangsdaten, vom Empfänger zu erhalten.

POP

POP (Post Office Protocol) ist (wie IMAP) ein Protokoll mit welchem E-Mail-Daten zwischen E-Mail-Programm und E-Mail-Server ausgetauscht werden.

Im Gegensatz zur Nutzung von IMAP werden die E-Mails bei der Nutzung von POP vom Server gelöscht!

Postfach-ID

Die Postfach ID ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal eines Postfachs innerhalb von Groupware.

Für Ihr persönliches Postfach entspricht die Postfach-ID Ihrer TU-ID.

Eine Anleitung, wie Sie die Postfach-ID herausfinden finden Siehier.

Q

Quota

Ist die Beschränkung des zur Verfügung gestellten Speichervolumens für ein Postfach. Wenn die Belegung des Postfachs die Quota erreicht, kann keine E-Mail mehr gespeichert werden bzw. es werden keine E-Mails mehr empfangen.

Im Groupware System führt eine hohe Belegung zu abgestuften Einschränkungen:

  • 90% der Quota: Eine Warn-E-Mail wird an das Postfach verschickt.
  • Quota erreicht: Kein Versenden mehr möglich über das Groupware-System.
  • 110% der Quota: Kein E-Mailempfang mehr möglich (Sender erhält E-Mail mit Nicht-Zustellbarkeitsnachricht zurück).

R

Raumressource

Eine Raumressource repräsentiert in der Regel einen Raum (z.B. einen Besprechungsraum) und kann Buchungsanfragen entgegennehmen und verarbeiten. Ausgenommen sind hiervon zentral verwaltete Räume, die über TUCaN gebucht werden müssen und Räume der zentralen Verwaltung. Weitere Information zum Buchen von Raumressourcen finden Sie in der Groupware-FAQ .

Regionales Adressbuch

Dort sind automatisch alle Kontakte aus Ihrer Institution gespeichert.

S

Scam

Scam ist ein sogenannter Vorschussbetrug. Der Absender einer E-Mail möchte dem Empfänger gegen Vorauszahlung eines Betrags davon überzeugen, anschließend einen viel höheren Betrag zurück zu erhalten.

Scaring/Hoax

Scaring Nachrichten sollen den Empfänger verängstigen oder verunsichern und dazu verleiten, Schadsoftware herunterzuladen.

serverbasierte Filterregeln

Die E-Mails werden bereits auf dem Server gefiltert, so dass die E-Mails entsprechend der Filterung im E-Mail-Client ankommen.

SMTP

Das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) dient zum Versenden von E-Mails. Es sendet E-Mails vom E-Mail-Programm zum E-Mail-Server bzw. vom E-Mail-Server zum Ziel-Server.

SPAM

Der Begriff Spam/Junk ist der Oberbegriff für eine Nachricht mit bedrohlichen oder unerwünschten Inhalten, welche an eine große Anzahl an Empfängern geschickt werden. Siehe auch Scam,Scaring/Hoax,Phishing.

Stellvertretungsfunktion

Stellvertreter/-innen sind ausgewählte Personen, die auf ein weiteres persönliches Postfach, ihren Kalender und/oder ihre Kontakte mit jeweils festgelegten Lese- und Schreibrechten zugreifen können. Der Eigentümer eines Postfachs kann Vertreterrechte vergeben und auch wieder entziehen.

U

Unerwünschte E-Mails

Siehe auch SPAM.

W

Webmail

Unter einem E-Mail-Webinterface versteht man die Möglichkeit die eigenen E-Mails mit Hilfe eines Browsers über eine Webadresse anzusehen, zu bearbeiten und zu beantworten.

Das Webmail-Interface für Linux Mailing der Technischen Universität Darmstadt ist erreichbar unter https://www.webmail.tu-darmstadt.de

Für Groupware siehe auch Groupware-Webinterface.