Glossar

Fachbegriffe im Bereich E-Mail/Groupware

A

Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine E-Mail, die automatisch an den Absender jeder in Ihrem Postfach eintreffenden E-Mail geschickt wird. Sie dient dazu den Absender, der an Sie gerichteten E-Mail, darüber zu informieren, dass sie über einen gewissen Zeitraum nicht verfügbar sind bzw. Ihre E-Mails nicht abrufen. Dieser Fall kann z.B. bei Urlaub oder einem Auslandssemester eintreten.

Automatische E-Mail-Mitteilung

Es besteht die Möglichkeit eine automatische Mitteilung bzw. Antwort auf eingehende E-Mails zu versenden. Soll diese Einstellung unabhängig von einem lokalen Rechner funktionieren, muss sie auf dem E-Mail-Server eingerichtet werden.

C

CalDAV

Ist ein verbreitetes Protokoll, um auf Kalenderdaten zuzugreifen. Exchange stellt standardmäßig nur proprietäre Protokolle zum Kalenderzugriff zur Verfügung. Um auch Drittsoftware den Zugriff auf die persönlichen Kalender zu erlauben, setzt das HRZ eine zusätzliche Software ein, um für Exchange eine CalDAV Schnittstelle bereitzustellen (DAVMAIL).

Client Access-Lizenz (CAL)

Die Client Access License (Nutzer/Gerät Zugriffslizenz) ist für den Zugriff auf Microsoft Serverprodukte nötig. Es gibt User oder Geräte basierte CALS. Eine User-CAL erlaubt einer Person Zugriff von beliebigen Geräten, eine Geräte-CAL erlaubt den Zugriff von einem Gerät (PC, Smartphone, Tablet) für beliebige Nutzer. Für jedes Serverprodukt (Windows Server, Exchange, SharePoint etc.) muss eine eigene CAL erworben werden.

Für den Groupware-Dienst des HRZ werden die nötigen CALs vom HRZ beschafft, die Kosten sind in den Preisen pro Postfach enthalten.

D

Desaster Recovery

Wird durchgeführt, wenn eine Systemwiederherstellung infolge von Hard – oder Softwarefehlern erfolgt.

E

E-Mail-Adresse

Eine E-Mail-Adresse ist die Zieladresse zu der eine E-Mail geschickt wird. Sie besteht aus zwei Teilen, die durch das @-Zeichen zusammengefügt werden: Einem Namen und einer Serveradresse.

Wird eine E-Mail an eine E-Mail-Adresse versendet, so schaut der ausgehende Computer bei der Serveradresse nach dem sogenannten MX-Eintrag (Mail Exchange Resource Record). Dieser sagt aus, wohin die E-Mail tatsächlich geschickt wird, oder deutlicher gesagt: Welcher E-Mail-Server sich für diese Adresse verantwortlich zeichnet. Ist kein Eintrag vorhanden, so empfängt der Server selbst die E-Mail.

Kommt die E-Mail dann bei dem betreffenden E-Mail-Server an, so wird diese anhand des Namens vor dem “@“ in ein entsprechendes E-Mail-Postfach gelegt. Diese muss nicht identisch zu dem Namen lauten.

Es ist möglich mehrere E-Mail-Adressen zu besitzen, deren eingehende E-Mails alle in das selbe E-Mail-Postfach gelegt werden.

E-Mail-Client

siehe E-Mail-Programm

E-Mail-Header

Zur Analyse kann der Verlauf einer E-Mail über die Kopfzeilen (Header) der E-Mail sichtbar gemacht werden. Die meisten E-Mail-Programme reduzieren ihr Header auf die wichtigsten Informationen wie „From“, „To“ und „Subject“.

Mozilla Thunderbird

Im Thunderbird lassen sich die Kopfzeilen über das Menü „Ansicht“ > „Kopfzeilen“ > „alle“ anzeigen. Diese werden dann auch in Weiterleitungen oder Antworten komplett angezeigt.

Microsoft Outlook 2010

Sie geben den Befehl „Nachrichtenoptionen“ in einem Menüband ein oder fügen ihn in der Schnellzugriffsleiste hinzu.

Befehl in Schnellzugriffsleiste:

Mit der rechten Maustaste auf die Schnellzugriffsleiste klicken, dann „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ wählen. Anschließend in dem neuen Fenster in der linken Auswahl von „Häufig verwendete Befehle“ umschalten zu „Alle Befehl“. Dann den Befehl „Nachrichtenoptionen“ auswählen und nach rechts „hinzufügen“. Nach dem „Ok“ ist der Befehl vorhanden.

Wenn Sie den Befehl „Nachrichtenoptionen“ haben, dann die entsprechende E-Mail anklicken und die „Nachrichtenoptionen“ wählen. Dort sieht man dann die Kopfzeilen unter „Internetkopfzeilen“.

E-Mail-Policy

Ist ein allgemeines Regelwerk zur Nutzung von E-Mail als Kommunikationsmedium. Die E-Mail-Policy der Technischen Universität Darmstadt wird vom Präsidium verabschiedet. Sie enthält Regeln für den Betrieb von E-Mail-Systemen, die Verwaltung von E-Mail-Adressen und -Postfächern sowie Domänen.

E-Mail-Programm
Ein E-Mail-Programm (auch E-Mail-Client) ist lokal auf einem Rechner installiert. Mit Hilfe dieses Programms können E-Mails aus dem eigenen E-Mail-Postfach des Mailservers heruntergeladen bzw. angeschaut werden (siehe IMAP oder POP).

Der Vorteil gegenüber einem sogenannten Webmail-Interface (bei dem die E-Mails über eine Webseite angesehen werden können) besteht darin, dass hierzu keine Internetverbindung dauerhaft stabil vorhanden sein muss. Darüber hinaus bieten E-Mail-Programme eine komfortable Oberfläche mit Adressbuch, Spamfilter, automatische Filter zum Ein- und Umsortieren von eingehenden E-Mails in Ordner und vieles mehr.

Ein E-Mail-Programm mit POP zu nutzen bedeutet, dass E-Mails im Postfach des Mailservers gelöscht werden, sobald sie vom E-Mail-Programm auf dem lokalen Rechner gespeichert wurden.

E-Mail-Verteiler
E-Mail-Verteiler sind Listen von E-Mail-Adressen, an die eine E-Mail verschickt wird. Sie können unterschiedlich realisiert werden:

Sammellisten im E-Mail-Programm:

Die meisten E-Mail-Programme unterstützen das Anlegen einer Gruppe von E-Mail-Adressen. An diese „Gruppenadresse“ kann vereinfacht eine E-Mail versendet werden. Nachteil ist hierbei, dass diese „Gruppenadressen“ meist nur auf einem Computer verfügbar sind.

Mailinglisten:
Die E-Mail wird an die ganze Liste der eingetragenen E-Mail-Adressen geschickt. Antworten auf diese E-Mail gehen meist wiederum an alle in der Liste enthaltenen Adressen.

Newsletter-System:
Die E-Mail wird an die komplette Liste der eingetragenen E-Mail-Adressen geschickt. Eine Antwort an den Absender der E-Mail ist in der Regel unerwünscht oder nicht möglich. Der Newsletter ist als eher einseitige Kommunikation angelegt.

Exchange

Ist ein E-Mail- und Groupware-System von Mcrosoft. Die Groupware vereint elektronische Postfächer mit der Organisation von Terminen, Kontakten und Aufgaben innerhalb einer Organisation.

Exchange ActiveSync

Ist ein Protokoll, über das mobile Endgeräte (mobile device) mit dem Exchange-Server kommunizieren können.

F

Funktionspostfach

Ein persönliches Postfach ist dem persönlichen Konto und damit einer natürlichen Person zugeordnet, d.h. das Postfach ist mit der TU-ID der Person verknüpft. Der Zugriff auf ein persönliches Postfach erfolgt grundsätzlich nur durch die natürliche Person, und nur diese kann weitere Rechte an andere TU-IDs vergeben. Durch die Verknüpfung mit der TU-ID wird ein persönliches Postfach automatisch gelöscht, sobald die TU-ID der Person gelöscht wird (üblicherweise dadurch, dass die Person die TU Darmstadt verlässt).

Ein Postfach im Groupware-System beinhaltet alle E-Mails (Eingangsordner und weitere Ordner), (den persönlichen Kalender, die persönlichen Kontakte und die persönliche Aufgabenliste).

G

Globales Adressbuch

Dort sind automatisch die Kontakte sämtlicher Groupware-Anwender/-innen der TU- Darmstadt enthalten.

Groupware

Groupware unterstützt Arbeitsgruppen in ihrer Zusammenarbeit. Sie dient der zentralen Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen.

I

IMAP
IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein Protokoll mit welchem E-Mail-Daten zwischen E-Mail-Programmen und E-Mail-Server ausgetauscht werden.

Das Protokoll IMAP dient nur zum Lesen und Verwalten von E-Mails. Zum Versenden wird das SMTP-Protokoll benutzt.

Beim Einrichten einer E-Mail-Adresse in einem E-Mail-Programm wird in der Regel von dem Programm erfragt ob man das Protokoll IMAP oder POP bzw POP3 verwenden möchte.

IMAP wird üblicherweise mit folgenden Ports verwendet:

TCP-Port 143 (unverschlüsselt bzw. STARTTLS)

TCP-Port 993 (verschlüsselt - IMAPS)

Bei einer unverschlüsselten Übertragung wird das Passwort im Klartext übertragen!

J

Junk-Filter

Empfehlung des HRZ zu Einstellungen des Junk-Filters in E-Mail-Programmen:

Die meisten in E-Mail-Programmen eingebauten Spam-Filter sind in unserer Umgebung nutzlos, da eingehende E-Mail im TU Netz grundsätzlich auf Spam geprüft werden.

Der private Spamfilter verursacht massiven Overhead (jede E-Mail muß für die Prüfung komplett heruntergeladen werden) und ist unsicher (Filter muß trainiert werden bzw. sortiert normale E-Mails als Spam aus). Daher sollte der eingebaute SPAM-Filter immer deaktiviert und statt dessen SPAM-Filterregeln erstellt werden.

L

Lokales Adressbuch

Enthält im Gegensatz zum globalen Adressbuch manuell hinzugefügte Kontakte außerhalb der eigenen Institution. Das lokale Adressbuch ist nicht auf dem Server, sondern nur lokal gespeichert.

O

Online-Archiv

Das Groupware-System bietet neben dem aktiven Postfach noch die Möglichkeit eines Archivpostfaches. Der Nutzer hat dann ein zusätzliches Postfach mit größerer Kapazität. Serverseitige Regeln sorgen dafür, dass alte E-Mails automatisch in das Online-Archiv verschoben werden. Der Zugriff erfolgt ausschließlich online über Outlook oder über das OWA Webmailinterface. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit erlischt das Online-Archiv.

Optimierung unter iMAP

Durch folgende Maßnahmen optimieren Sie E-Mailing mit IMAP:

  • Wechseln Sie häufiger vom Online- in den Offline-Modus Ihres E-Mail-Programms, sodass Änderungen an Ihrem Postfach sicher übernommen werden.
  • Deaktivieren Sie den Junkfilter für das entsprechende Konto bzw. Postfach. Vor der Übertragung in Ihr Postfach werden alle E-Mails zentral vom Mailserver der TU Darmstadt auf Spam überprüft.
  • Deaktivieren Sie das lokale Caching Ihrer E-Mails, damit diese nicht immer wieder vom Mailserver abgerufen werden müssen.
  • Deaktivieren Sie die globale Volltext-Indexsuche.

Detaillierte Hinweise zur Optimierung unter IMAP erhalten Sie in der Anleitung zum jeweiligen E-Mail-Programm.

Outlook 2010 unter IMAP
Hinweise zur Optimierung

Falls Sie eine große Mailbox haben, ist es unter Umständen sinnvoll die Windows Indizierung für Outlook zu deaktivieren. Lesen Sie dazu den Absatz Sofortsuche in diesem Microsoft Technet-Artikel. Um Ihnen die Einstellung zu erleichetern stellen wir Ihnen im Folgenden dazu Konfigurationsdateien zur Verfügung.

  • Um die Indizierung von E-Mails in Outlook zu deaktivieren, laden Sie diese Datei herunter und führen Sie mit einem Doppelklick aus.
  • Bestätigen Sie den Warnhinweis mit Ja und die Information zur erfolgreichen Eintragung des Schlüssels mit OK.
  • Die Indizierung von E-Mails in der Windows-Suche ist nun deaktiviert.
  • Falls Sie diese Option wieder rückgängig machen wollen laden Sie diese Datei herunter und führen Sie ebenso mit einem Doppelklick aus.

OWA

Outlook Web App oder kurz OWA ermöglicht den Zugriff auf das E-Mail-Postfach über einen Internet-Browser (s. Webmail). Sie bietet einen ähnlichen Funktionsumfang wie der Outlook-Client, welcher auf dem Rechner lokal installiert ist.

P

Passwort-Policy

Ist ein Regelwerk für die Vergabe und Gestaltung von Passwörtern. Sie dient der Sicherstellung eines notwendigen Sicherheitsniveaus für den Einsatz von Benutzername/Passwort-Verfahren. Weitere Informationen zur Passwort-Policy finden Sie hier.

POP
POP (Post Office Protocol) ist (wie IMAP) ein Protokoll mit welchem E-Mail-Daten zwischen E-Mail-Programm und E-Mail-Server ausgetauscht werden.

Bei der Einrichtung einer E-Mail-Adresse in einem E-Mail-Programm wird in der Regel von dem Programm erfragt, ob man das Protokoll IMAP oder POP bzw POP3 verwenden möchte.

Das Protokoll POP dient nur zum Herunterladen von E-Mails. Zum Versenden wird das SMTP-Protokoll benutzt.

POP3 wird üblicherweise mit folgenden Ports verwendet:

TCP-Port 110 (unverschlüsselt)

TCP-Port 995 (verschlüsselt)

Bei einer unverschlüsselten Übertragung wird das Passwort im Klartext übertragen!

Q

Quota

Ist die Beschränkung des zur Verfügung gestellten Speichervolumens für ein Postfach. Wenn die Belegung des Postfachs die Quota erreicht, kann keine E-Mail mehr gespeichert werden bzw. es werden keine E-Mails mehr empfangen.

Im Groupware System führt eine hohe Belegung zu abgestuften Einschränkungen:

  • 90% der Quota: Eine Warn-E-Mail wird an das Postfach verschickt.
  • Quota erreicht: Kein Versenden mehr möglich über das Groupware-System.
  • 110% der Quota: Kein E-Mailempfang mehr möglich (Sender erhält E-Mail mit Nicht-Zustellbarkeitsnachricht zurück).

R

Raumressource

Eine Raumressource repräsentiert in der Regel einen Raum (z.B. einen Besprechungsraum) und kann Buchungsanfragen entgegennehmen und verarbeiten. Ausgenommen sind hiervon zentral verwaltete Räume, die über TUCaN gebucht werden müssen und Räume der zentralen Verwaltung. Weitere Information zum Buchen von Raumressourcen finden Sie in der Groupware-FAQ [interner Verweis auf den Artikel in First Spirit!]

Regionales Adressbuch

Dort sind automatisch alle Kontakte aus Ihrer Institution gespeichert.

S

serverbasierte Filterregeln

Die E-Mails werden bereits auf dem Server gefiltert, so dass die E-Mails entsprechend der Filterung im E-Mail-Client ankommen.

SMTP
Das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) dient zum Versenden von E-Mails. Es sendet E-Mails vom E-Mail-Programm zum E-Mail-Server bzw. vom E-Mail-Server zum Zielserver.

Die Konzeption von SMTP sieht keine Authentifizierung mittels Name und Passwort vor. Das erleichtert den Versand von anonymen Spam-Nachrichten über dieses Protokoll.

Falls zudem der betreffende E-Mail-Server auch E-Mails entgegennimmt, die nicht für ihn selbst bestimmt sind, so spricht man von einem Open-Relay, welcher bevorzugt zum Versenden von Spam und ähnlichem an Dritte benutzt wird.

Daher verwenden immer mehr E-Mail-Provider ausschließlich einen E-Mail-Versand mit Authentifizierung, d.h. beim Versenden müssen Name und Passwort angegeben werden.

Unverschlüsselt und ohne Authentifikation über TCP-Port 25

Verschlüsselt und nur mit Authentifikation TCP-Port 587

Verschlüsselt über TCP-Port 465

SPAM-Filterregeln

Da im Rahmen des TU Netzes alle eingehenden E-Mails auf SPAM geprüft werden, empfehlen wir das Abschalten des Junkfilters im E-Mail-Programm und die Eingabe folgender Filterregeln für Spam-Sortierung:

Die Filterregel prüft auf den Mail-Header "X-HRZ-RATING:". Es sollten zwei Filterregeln erstellt werden, die es ermöglichen, unterschiedlich zu reagieren:

"X-HRZ-RATING: [SPAM?][V10]" -> Löschen

"X-HRZ-RATING: [SPAM?]" -> Verschieben in "Junk" Ordner

Stellvertretungsfunktion

Stellvertreter/-innen sind ausgewählte Personen, die auf ein weiteres persönliches Postfach, ihren Kalender und/oder ihre Kontakte mit jeweils festgelegten Lese- und Schreibrechten zugreifen können. Der Eigentümer eines Postfachs kann Vertreterrechte vergeben und auch wieder entziehen.

W

Webmail

Unter einem Webmail-Interface versteht man die Möglichkeit die eigenen E-Mails mit Hilfe eines Internet-Browsers (Firefox, Internet Explorer etc.) über eine Webadresse anzusehen, zu bearbeiten und zu beantworten.

Hierzu muss nur eine Webadresse bekannt sein, über die man das Webmail-Interface aufruft. Üblicherweise verlangt dann das Webmail-Interface einen Namen und ein Passwort mit dem man zu seinem eigenen Postfach gelangt.

Der Vorteil eines Webmail-Interface liegt darin, dass man weltweit nur mit Hilfe eines Internet-Anschlusses, eines Computers und dem (üblicherweise darauf installierten) Internet-Browser die E-Mails einsehen kann. Zudem kann man bei einigen Webmail-Interfaces auch Abwesenheitsnachrichten einstellen, die dann automatisch als Antwort auf eine eingehende E-Mail kommen. Mehr dazu unter Abwesenheitsnachricht.

Das Webmail-Interface der Technischen Universität Darmstadt ist erreichbar unter der Webadresse https://mailportal.tu-darmstadt.de/

Sicherheit: Wenn man auf einem fremden Computer die eigenen Daten wie Name und Passwort über die Tastatur eingibt, so kann man nie sicher sein, ob nicht im Hintergrund ein (hoffentlich unerwünschtes) Spionageprogramm alles mit aufzeichnet und man somit sein Passwort gegenüber Fremden preisgibt.

Geschwindigkeit: Die Geschwindigkeit mit der das Webmail-Interface arbeitet hängt von vielen Faktoren ab: Anzahl der gerade angemeldeten Personen, Größe der Software, Serverkapazität, Internet-Verbindung usw. Dies kann dazu führen, dass ein Webmail-Interface langsamer als ein E-Mail-Programm funktioniert.