Groupware

Servicemerkmale für Kunden des Service

Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen der einzelnen Servicemerkmale des Service Groupware.

Was sind Persönliche Postfächer?

Persönliche Postfächer sind an eine natürliche Person gebunden, der Login/Zugriff erfolgt über die TU-ID.

Funktionalitäten

  • Unterstützung zahlreicher E-Mail-Clients
  • Zugriff für mobile Endgeräte über ActiveSync
  • Empfang und Versand über eine primäre E-Mail-Adresse, weitere Alias-Adressen für den E-Mail-Empfang sind möglich
  • Verwalten (serververbasiert) von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln
  • Verwalten von Abwesenheitsbenachrichtigungen
  • persönliche Termin-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung
  • Zugriff auf Adressbücher
  • Weitere Gruppenfunktionen:
    • Stellvertretung einrichten
    • Freigaben erteilen
    • Termine organisieren

Beschäftigte erhalten mit Ihrer zentralen-E-Mail-Adresse ein Postfach mit 2,5 GB Speicherplatz.

Kunden des Groupware-Service können persönliche Postfächer mit unterschiedlich viel Speicherplatz buchen.

Persönliches Postfach für Gäste, Partner_innen und Lehrbeauftragte

  • Für diesen Personenkreis kann eine E-Mail-Adresse und Postfach in der zentralen Domäne @gast.tu-darmstadt.de beauftragt werden. Voraussetzung ist eine Gast-TU-ID
  • Eine E-Mail-Adresse in dieser @gast Domäne kann über die Groupware-Beauftragten kostenpflichtig beauftragt werden.
  • E-Mail-Adressen in der eigenen Domäne sind möglich.

Persönliches Postfach für studentische Hilfskräfte

  • Für studentische Hilfskräfte kann eine E-Mail-Adresse und Postfach in der zentralen Domäne @wihi.tu-darmstadt.de beauftragt werden. Voraussetzung ist eine TU-ID
  • Eine E-Mail-Adresse in dieser @wihi Domäne kann über die Groupware-Beauftragten kostenpflichtig beauftragt werden.
  • E-Mail-Adressen in der eigenen Domäne sind möglich.

Was sind Funktionspostfächer?

Funktionspostfächer sind Gruppenpostfächer für spezielle Aufgabenbereiche in Ihrer Institution (beispielsweise sekretariat@xyz.tu-darmstadt.de). Der Zugriff auf das Funktionspostfach erfolgt über die TU-ID, ist aber im Gegensatz zu persönlichen Postfächern für mehrere Personen möglich.

Funktionalitäten

  • Zugriff für mobilen Endgeräte über IMAP und CalDav
  • Zugriff über unterstützendes Client-Programm, z.B. Outlook oder OWA
  • Empfang und Versand über eine primäre E-Mail-Adresse, weitere Alias-Adressen für den E-Mail-Empfang sind möglich
  • Verwalten (serververbasiert) von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln
  • Verwalten von Abwesenheitsbenachrichtigungen
  • zentrale Termin-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung möglich
  • Zugriff auf Adressbücher
  • Weitere Gruppenfunktionen:
    • Freigaben erteilen
    • Termine organisieren

Funktionspostfächer können mit unterschiedlich viel Speicherplatz gebucht werden.

Was ist eine Verteilergruppe?

Eine Verteilergruppe ist eine E-Mail-Adresse, die E-Mails an eingetragene Empfänger_innen verteilt.

Mitglieder der Verteilergruppe müssen Anwender_innen der Groupware sein. Es sind Aliase für die Verteileradresse möglich. Die Groupware-Beauftragten können die Mitglieder über das „Exchange Control Panel“ verwalten.

Sie können nur im Groupware-System vorhandene Anwender_innen eintragen.

Was ist eine Ressource?

Eine Ressource kann beispielsweise ein Raum sein.

Über eine Raumressource verwalten Sie die Belegung eines Raums. Diese Räume dürfen nicht in TUCaN oder über das zentrale Raummanagement verwaltet werden.

Die Raumbuchung erfolgt automatisch, halbautomatisch oder manuell.

  • Automatisch bedeutet, dass Sie freie Räume buchen können und belegte Räume nicht buchen können.
  • Halbautomatisch bedeutet, dass bei Terminkonflikten die Reaktion des Raumorganisators erforderlich ist.
  • Manuell bedeute, dass bei jeder Buchung die Freigabe über den Raumorganisator erforderlich ist.

Was ist eine Weiterleitung?

Weiterleitungen sind E-Mail-Adressen in Ihrer eigenen Domäne. Mit einer Weiterleitung ist eine Umleitung einer eingehenden E-Mail an die angegebene Ziel-Adresse (z.B. @stud.tu-darmstadt.de, @lists.tu-darmstadt.de) möglich.

Eine Weiterleitung besitzt kein Postfach.

Was ist die Verlängerte Erreichbarkeit?

Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses an der TU Darmstadt erlischt die Berechtigung für ein persönliches Postfach für Beschäftigte. Die verlängerte Erreichbarkeit ermöglicht den Fortbestand der zentralen E-Mail-Adresse nach Vertragsende, vergleichbar mit einem Post-Nachsendeauftrag.

  • Die Laufzeit beträgt einmalig 6 Monate. Eine Verlängerung der Laufzeit ist nicht möglich.
  • Die verlängerte Erreichbarkeit muss spätestens innerhalb der Nachlaufzeit (30 Tage nach Vertragsende) beauftragt werden.
  • Das persönliche Postfach wird mit Ende der Nachlaufzeit gelöscht.
  • Alle zu diesem Zeitpunkt vorhandenen E-Mail-Adressen (vorname.nachname{lfdNr}@tu.darmstadt.de und ggf. weitere Alias-E-Mail-Adressen) werden als Empfangs-E-Mail-Adressen für die Verlängerte Erreichbarkeit verwendet. Das Versenden über diese E-Mail-Adressen ist nicht mehr möglich.
  • Die externe Zieladresse wird bei der Beauftragung durch den die Auftraggeber_in/ Groupware-Beauftragte_n angegeben.
  • Eine Änderung der Zieladresse innerhalb der 6 Monate ist nicht möglich.