Groupware
E-Mail – Termine – Kontakte

Die Groupware (Microsoft Exchange) vereint Ihr E-Mail-Postfach mit der Organisation von Terminen, Kontakten und Aufgaben in Ihrer Einrichtung. Sie unterstützt Ihre eigene Arbeitsorganisation und die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen.

Warnung vor Outlook-Apps

Die neue kostenfreie Outlook-App für Windows 10 und 11 sowie die Outlook-Apps auf Mobilgeräten (Android und iPhone) dürfen nicht genutzt werden!

Diese Apps senden Ihre Login-Daten (Login-Name und Passwort) an Microsoft, dies verstößt insbesondere gegen die Nutzungsbedingungen der TU-ID. Die neue Outlook-App sorgt dafür, dass Ihre gesamten E-Mails an Microsoft zur Analyse übermittelt werden. Daher ist die Nutzung der Outlook-App für Mobilgeräte (Android und iOS) sowie die neue Outlook-App für Windows aus Informationssicherheits- und Datenschutzgründen untersagt.

Das klassische lizenzbasierte Outlook-Programm kann hingegen weiterhin genutzt werden. Dieses gehört zum Microsoft Office-Paket und ruft E-Mails direkt von unseren Servern ab, ohne die Login-Daten in der Microsoft Cloud zu speichern. Sie können Outlook unter Windows und MacOS in den aktuellen Versionen (2016, 2019 und 2021 sowie M365) nutzen.

Auch die Nutzung der webbasierten Version, die Outlook Web App (OWA), ist ebenfalls unkritisch.

Das klassische Outlook wird zurzeit ebenfalls von Microsoft überarbeitet. Sollte es Nutzungseinschränkungen bei zukünftigen Versionen des in Office mitgelieferten Outlook geben, werden wir darüber informieren.

Nutzergruppen

Beschäftigte der TU erhalten mit Aktivierung der TU-ID automatisch die zentrale E-Mail-Adresse vorname.nachname{lfdNr}@tu-darmstadt.de.

Einrichtungen der TU können den Service Groupware beantragen und damit erweiterte Funktionalitäten nutzen.

Die zentrale E-Mail-Adresse für Beschäftigte

Als Beschäftigte_r der TU erhalten Sie ein persönliches Postfach mit

  • der Aktivierung Ihrer TU-ID automatisch bereitgestellt.
  • Ihrer zentralen E-Mail-Adresse vorname.nachname{lfdNr}@tu-darmstadt.de.
  • einem Terminkalender, den Sie für Ihre Kolleginnen und Kollegen freigeben können.
  • einem universitätsweitem Adressbuch.

Ihre zentrale E-Mail-Adresse können Sie im IDM-Portal unter Persönliche Accountverwaltung > Zweckgebundener Datenbrief > Selbstauskunft > E-Mail-Angaben einsehen.

Weitere Informationen zum persönlichen Postfach

Die Bereitstellung der E-Mail-Adresse in der zentralen Domäne sowie das dazu gehörende Postfach werden für die Beschäftigungsdauer an der TU Darmstadt bereitgestellt.

  • Mit Aktivierung der TU ID erzeugt sich die E-Mail-Adresse in der zentralen Domäne @tu-darmstadt.de und das E-Mail-Postfach.
  • Ausscheiden aus der TU Darmstadt/Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Postfach und E-Mail-Adresse werden automatisch gelöscht.
  • Es besteht noch für 30 Tage nach Vertragsende lesender Zugriff auf das Postfach. Das Versenden von E-Mails in diesem Zeitraum ist nicht mehr möglich.

Wenn die Person nach dem Verlassen der TU Darmstadt weiterhin per E-Mail erreichbar sein soll, bietet der Service Groupware zwei Möglichkeiten der Erreichbarkeit. Informieren Sie sich dazu unbedingt über unsere Checkliste: Mitarbeiter_in verlässt die TU Darmstadt – Was ist zu tun? (wird in neuem Tab geöffnet)

How-to Video: Mitarbeiter_in verlässt die TU Darmstadt (02:53 Min.)

Wenn Ihre Organisationseinheit einen eigenen E-Mail-Server betreibt, ist eine Umleitung der zentralen E-Mail-Adresse auf Ihr dezentral genutztes Postfach zwingend erforderlich.

Bitte richten Sie so schnell wie möglich die Umleitung (wird in neuem Tab geöffnet) ein.

Kunde des Service Groupware werden

Neben der zentralen E-Mail-Adresse für Beschäftigte bietet die Groupware weitere Servicemerkmale an.

Servicemerkmale für Kunden des Service Groupware

  • Erweiterung persönliches Postfach für Beschäftigte
  • Persönliche Postfächer für Gäste, Partner_innen, Lehrbeauftragte und studentische Hilfskräfte
  • Funktionspostfächer, die mehrere Personen bearbeiten (sekretariat@xyz.tu-darmstadt.de)
  • Verteilergruppen, die eine Information an viele Empfänger/-innen weitergeben (verteiler@xyz.tu-darmstadt.de)
  • Ihre Ressourcen (zum Beispiel Besprechungsräume), deren Buchung Sie selbst verwalten
  • Weiterleitungen, die E-Mails an eine Ziel-E-Mail-Adresse innerhalb der TU Darmstadt weiterleiten
  • Verlängerte Erreichbarkeit, 12-monatige Weiterleitung der zentralen/vorhandenen E-Mail-Adresse an externe, persönliche E-Mail-Adresse.

Weitere Informationen zu den Servicemerkmalen finden Sie hier .

Details zum Funktionsumfang entnehmen Sie der Servicebeschreibung (wird in neuem Tab geöffnet) .

  • Die Nutzungsbedingungen (wird in neuem Tab geöffnet) beschreiben und regeln die konkrete Nutzung der Groupware, z.B. Ursache von Sperrung und Löschung von Konten oder der Entzug von Berechtigungen. Diese Regelungen gelten für die mit der Grundversorgung bereit gestellten zentralen E-Mail-Adressen und Postfächer und für die Nutzung im Service Groupware.
  • Outlook-App: Von der Benutzung der „Outlook App für Android“ wird dringend abgeraten, da hierfür Ihre Benutzerdaten auf fremden Servern der Firma „Acompli“ (jetzt: „Microsoft“) gespeichert werden. Außerdem wird dann Ihr gesamter Mail-Verkehr über fremde Server umgeleitet. Dies widerspricht unseren Nutzungsbedingungen. Aus diesen Gründen raten wir vom Gebrauch der „Outlook App für Android“ ausdrücklich ab!
  • Einsehbarkeit elektronischer Kalender: Im April 2017 wurde die Dienstvereinbarung zur elektronischen Kalenderrichtlinie (wird in neuem Tab geöffnet) erlassen und ist somit für alle Beschäftigten gültig.

Die zentrale E-Mail-Adresse für Beschäftigte ist gebührenfrei.

Der Service Groupware ist gebührenpflichtig. Eine Übersicht der Preise finden Sie hier .

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