Software Asset Management

Projekt: Einführung Software Asset Management (SAM)

Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) wurde vom Präsidium mit der Einführung und dem Betrieb eines Software Asset Management Systems (SAM) beauftragt. Im Rahmen des SAM-Projekts wird ein Tool sowie Prozesse zur Verwaltung von Software-Lizenzen für die gesamte TU Darmstadt eingeführt. Die Stabsstelle SAM ist organisatorisch im HRZ verankert.

Die Richtlinie "Software Asset Management an der TU Darmstadt“ wurde im Dezember 2024 vom Präsidium verabschiedet und tritt am 01.04.2025 in Kraft.

Was ist SAM?

SAM steht für Software Asset Management und bezeichnet die Erfassung und Verwaltung der genutzten Software sowie deren Lizenzen auf allen dienstlichen Geräten, auf denen Software betrieben werden kann, und die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses an der TU Darmstadt verwendet werden.

Ziele des SAM-Projekts:

1. Flächendeckende Einführung und Inbetriebnahme der Software FlexNet Manager Suite (FNMS) von Flexera sowie des sogenannten Agenten an der gesamten TU Darmstadt.

2. Sicherstellung der vertragskonformen Nutzung durch eine transparente und koordinierte Beschaffung.

3. Kostensenkung bei der Beschaffung von Software-Lizenzen durch eine nachhaltige Beschaffung und Nutzung.

Die SAM-Software speichert folgende Informationen:

  • Name und Version der installierten Software
  • Gerätename und IP-Adresse

Der SAM-Agent erfasst keine der folgenden Informationen:

  • Aktivitäten/Nutzungsverhalten der nutzenden Person
  • gespeicherte Dateien
  • Nutzung von SaaS („Software as a Service“, browserbasierte Anwendungen)
  • Logindaten

Die folgenden Informationen müssen manuell in die zentrale SAM-Datenbank eingegeben werden:

  • Nutzung von SaaS („Software as a Service“, browserbasierte Anwendungen)
  • Lizenznachweise
  • Kaufbelege
  • weitere in Lizenzverträgen aufgelistete geforderte Informationen

Im Falle eines Software-Lizenz-Audits werden diese Daten als Nachweis für die lizenzkonforme Nutzung der Software verwendet.

Dies gilt für alle

  • Beschäftigten inkl. studentischer Hilfskräfte der TU Darmstadt

und

  • weiteren Nutzenden eines IT-Endgeräts im Eigentum der TU Darmstadt.

Zur Erfassung der Software muss der Agent auf IT-Endgeräten für den Dienstgebrauch sowie auf weiteren Geräten mit lizenzpflichtiger Software installiert werden, sofern diese nicht durch das HRZ gemanagt werden.

Auf HRZ gemanagten Geräten ist keine manuelle Installation erforderlich, da der Agent zentral installiert wird.

Um das SAM-Tool flächendeckend an der TU Darmstadt einzuführen, arbeitet das zentrale SAM-Team eng mit den zukünftigen dezentralen SAM-Beauftragten zusammen.

Die SAM-Beauftragten sind verantwortlich für die kaufmännische Lizenzbestandsaufnahme und die Installation der SAM-Agenten in ihrem jeweiligen Bereich.

In Bereichen, in denen nicht-HRZ-gemanagte Rechner eingesetzt werden, muss der Agent auf allen Dienstgeräten installiert werden.

Die folgenden Prozesse sollten Sie als SAM-Beauftragte_r im Rahmen des Software Asset Managements kennen:

  • Beschaffung, Nutzung und Verwaltung von Software an der TU Darmstadt
  • Lizenzmanagement im Rahmen des On- und Offboardings der Mitarbeitenden
  • unterjährige Erfassung der Lizenzinformationen

Möchten Sie für Ihren Fachbereich oder Ihr Fachgebiet Kosten einsparen und so zur Nachhaltigkeit der TU Darmstadt beitragen?

Wenden Sie sich gerne per E-Mail an das zentrale SAM-Team des HRZ:

Das Onboarding der verschiedenen Bereiche der TU Darmstadt erfolgt gemäß der im Projekt festgelegten Vorgehensweise.

Die definierten Meilensteine markieren jeweils das Ende einer Phase des Onboardings für den benannten Kunden- bzw. Nutzerkreis.

Die derzeitige Planung durch das Projektteam ist wie folgt:

  • M0 (Dez. 2024):
    • Das Präsidium beschließt die „Richtlinie Software Asset Management an der TU Darmstadt“.
    • Im HRZ erfolgt die Installation und Konfiguration aller für den Betrieb der Software FNMS erforderlichen Systeme.
    • Ein Entwurf bezüglich der für die TU Darmstadt relevanten SAM-Prozesse wird erstellt. Bei Bedarf erfolgt eine Anpassung dieser Prozesse in den weiteren Phasen.
  • M1 (Juni 2025): Das HRZ dokumentiert Software-Lizenzen im zentralen SAM-Tool der TU Darmstadt.
  • M2 (Dez. 2025): Software-Lizenzen, die für den Einsatz von Software in der zentrale Verwaltung sowie ausgewählten Fachgebiet vorhanden sind, werden im zentralen SAM-Tool dokumentiert.
  • M3 (Juni 2026): Weitere ausgewählte* große Einrichtungen (Fachbereiche) dokumentieren ihre Software-Lizenzen im zentralen SAM-Tool.
  • M4 (Dez. 2026): Alle Einrichtungen dokumentieren ihre vorhandenen Software-Lizenzen im zentralen SAM-Tool und erfüllen somit die Anforderungen der SAM-Richtlinie der TU Darmstadt (siehe oben).

* Möchten Sie eine der „ausgewählten“ Einrichtungen sein, um das zentrale SAM-Tool so schnell wie möglich einzuführen?
Wenden Sie sich gerne per E-Mail an das zentrale SAM-Team des HRZ:

SAM befindet sich derzeit in der Projektphase.

Die Projektleitung liegt bei der Abteilung Basisdienste – Stabsstelle Software Management – im HRZ und wird von Dr. Oliver Schmid und Rhea Stock verantwortet. Das Projektteam ist unter erreichbar.

Das zentrale SAM-Team ist für die Pflege der SAM-Infrastruktur zuständig und unterstützt die Verteilung sowie die Inbetriebnahme des Agenten für alle Nutzenden an der gesamten TU Darmstadt. Darüber hinaus bietet das zentrale SAM-Team den dezentralen SAM-Beauftragten Schulungen und weiteren Support.

Für den Service SAM fallen für Sie keine Kosten an.

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