Projekt UC-Umstellung

Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) wurde vom Präsidium mit dem Projekt für eine einheitliche Kommunikationslösung für die TU Darmstadt beauftragt. Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung für eine Unified Communication-Lösung erhielt NTT mit einer Cisco-Lösung und Webex als Client den Zuschlag. Das Projekt hat im Januar 2025 begonnen, ist organisatorisch im HRZ verortet und wird von dem Bereich Arbeitsumgebungen & Kommunikationsanwendungen in Kooperation mit der Abteilung Infrastruktur durchgeführt.

Schriftzug AdminDay auf Platine
Bild: HRZ

19. AdminDay am 30.04.2025

Verschaffen Sie sich beim AdminDay als IT-Admin einen Überblick über den Projektplan sowie die technischen Hintergründe zur Telefonie und Chatfunktion.

Weitere Informationen zur Anmeldung finden Sie hier.

Ziele des Projekts

Ziel des Projekts UC-Umstellung (Unified Communication-Umstellung) ist es, die veraltete Alcatel-Telekommunikationsanlage der TU Darmstadt durch eine moderne IP-basierte Unified-Communication-Lösung zu ersetzen. Eine TU-ID ist für den Webex-Client zwingende Voraussetzung.

Im Rahmen des Projekts wird Webex als neuer Client eingeführt – mit dem Ziel:

  • So viele Arbeitsplätze wie möglich mit einer Softphone-Lösung auszustatten. Klassische Tischtelefone sind für Arbeitsplätze von Mitarbeitenden nur noch in Ausnahmefällen vorgesehen.
  • Der Webex-Client ersetzt Jabber:
    • Für Jabber-Nutzende ändert sich die grafische Benutzeroberfläche (Graphical User Interface (GUI)).
    • Cisco priorisiert bei der Weiterentwicklung den Webex-Client, Jabber wird nur noch gepflegt.

Vorteile des Webex-Clients:

  • Ermöglicht nahtlose Chat-Kommunikation über einen Cloudservice.
  • Telefonie bleibt im TU-eigenen Netzwerk.
  • Der Client ist mit Linux kompatibel.

Betroffen von der Umstellung sind:

  • Alle Beschäftigten der TU Darmstadt mit einem Telefonanschluss bzw. einem Jabber-Client.
  • Das Studierendenwerk sowie externe Institutionen, welche den Telefonservice des HRZ nutzen.
  • Nutzende, die ausschließlich den Jabber-Client nutzen, müssen zum Webex-Client wechseln.

Nutzergruppen

  • Alle Einrichtungen,
  • die Zentrale Verwaltung,
  • Hochschulgruppen und studentische Gremien der TU Darmstadt
  • sowie externe Institutionen mit TU-ID und/oder Netzwerkanbindung können den Service Telefonie des HRZ beantragen.

Das Projekt ist auf drei Jahre angelegt. Es gliedert sich in folgende Projektphasen:


Startphase (bis Ende Juni 2025)

In der Startphase sind folgende Meilensteine geplant und teilweise schon umgesetzt:

Januar-März:

  • Die genehmigungspflichtigen Institutionen (Datenschutz und Personalrat) werden mit den notwendigen Informationen versorgt.
  • Die UC-Cisco-Infrastruktur wird aufgebaut.
  • Ein Testbetrieb für den Webex-Client wird eingerichtet.

April-Juni:

  • Die zentrale technische Infrastruktur wird weiter angepasst und ergänzt.
  • Die Features des Webex-Cient für Chat und Telefonie werden festgelegt.
  • Das Admin- und auch das Userportal werden überarbeitet und angepasst.
  • Die Schulungsplattform für Nutzende wird aufgesetzt und in der Pilotphase des Projekts bereitgestellt.


Pilotphase (Juli bis September 2025)

In der Pilotphase sind folgende Meilensteine geplant:

  • Für die Pilotinstallation wird eine passende Einrichtung ausgewählt, um Erfahrungen für die kommenden Campus-weiten Umstellungen sammeln zu können. Die betreffende Einrichtung wird rechtzeitig kontaktiert.
  • Die Schulungsplattform, FAQs sowie Anleitungen für Nutzende werden kontinuierlich an den Bedarf angepasst.


Ausrollphase (Oktober 2025 bis voraussichtlich Ende März 2027)

Nach der Pilotphase wird institutsweise oder arbeitsgruppenweise mit dem Ausrollen begonnen. Dabei steht die Priorisierung von Alcatelstandorten im Vordergrund. Eine wöchentliche Fragerunde bzw. Sprechstunde mit dem Projektteam ist in der Ausrollphase geplant.


Umstellung nicht gemanagter Rechner:

  • Um die neue UC-Lösung flächendeckend an der TU Darmstadt einzuführen, arbeitet das Projektteam und die Fachgruppe Netzbetrieb eng mit den dezentralen IT-Beauftragten zusammen.
  • Alle dezentralen IT-Beauftragten sind verantwortlich für das Onboarding der einzelnen Nutzenden in ihrem jeweiligen Bereich.
  • Das Projektteam kommt auf Leiter_innen und deren IT-Beauftragte zu, wenn die Umstellung in ihrem jeweiligen Bereich ansteht.
  • Die Nutzenden werden von ihren IT-Beauftragten gezielt angesprochen und bekommen ein Informationspaket an die Hand.

Umstellung gemanagter Rechner:

  • Kunden, deren Arbeitsplätze im Arbeitsplatzmanagement des HRZ sind, werden vom Projektteam und der Fachgruppe Netzbetrieb gruppenweise gezielt angesprochen und bei der Umstellung begleitet.
  • Die Nutzenden bekommen ein Informationspaket an die Hand.
  • Bitte beachten Sie:
    Auf Geräten, die im HRZ Arbeitsplatzmanagement verwaltet werden, ist keine manuelle Installation erforderlich. Der Webex-Client wird hier über das Software-Depot installiert.


Endphase (ab April 2027 bis Ende Dezember 2027)

  • Am Projektende sind sämtliche Alcatel-Anschlüsse der TU Darmstadt und anderer Kunden auf die neue UC-Lösung umgestellt und
  • Bisherige Cisco-Jabber-User verwenden den Webex-Client.
  • Die Alcatelknoten werden physikalisch abgebaut, entsorgt und die Räumlichkeiten für eine andere Nutzung abgegeben.
Das Onboarding der verschiedenen Kundengruppen (Einrichtungen) der TU Darmstadt erfolgt gemäß der im Projekt festgelegten Vorgehensweise nach Alcatel-Standorten.

Unterschieden wird nach:
  • Onboarding nicht gemanagter Rechner durch IT-Beauftragte und
  • Onboarding gemanagter Rechner durch das HRZ Arbeitsplatzmanagement.

Der folgenden Tabelle können Sie entnehmen, zu welchen Themen und zu welchem Zeitpunkt das HRZ-Projektteam Kontakt mit Leiter_innen, IT-Beauftragten und Nutzenden aufnimmt.

Was
Das HRZ-Projektteam…
An wen
Wann
  • schreibt Ihnen eine persönliche Mitteilung per E-Mail.
  • führt bei Bedarf ein persönliches Gespräch mit Ihnen.
  • ermittelt gemeinsam mit Ihnen den IT-Beauftragten.
 Leiter_innen Mindestens 8 Wochen vor Ihrer Umstellung
  • schult Ihren IT-Beauftragten auf den Webex-Client und erklärt die eingesetzte Technik.
  • ermittelt Ihren Hardware-Bedarf, den Sie selbst beschaffen müssen.
 IT-Beauftragte Ca. 5-6 Wochen vor Ihrer Umstellung
  • kontaktiert Sie, ob am Umstellungszeitplan festgehalten werden kann.
  • fragt Sie, ob die benötigte Hardware vorhanden ist.
 Leiter_innen und IT-Beauftragte Ca. 2 Wochen vor Ihrer Umstellung
  • holt Ihr OK für die Umstellung am Folgetag ein.
 IT-Beauftragte Ein Tag vor Ihrer Umstellung
  • stellt an diesem Tag die Technik um.
 Nutzer_innen Tag der Umstellung
  • holt Feedback ein.
 Leiter_innen Ca. 2-3 Wochen nach Ihrer Umstellung

Die Rahmen- und Nutzungsbedingungen des zukünftigen Telefonie-Services befinden sich derzeit in der Abstimmung. Sobald entsprechende Entscheidungen getroffen wurden, informieren wir Sie rechtzeitig vor Beginn der Ausrollphase Ende 2025.

Es ist vorgesehen, Hardwaregeräte zur Miete anzubieten. Weitere Informationen dazu werden im Verlauf des Projekts bereitgestellt.

Rechtzeitig vor Ihrer Umstellung werden Anleitungen auf einer Schulungsplattform sowie FAQs auf dieser Webseite bereitgestellt.

 
Anträge & Formulare

Verwandte Services

Jabber

Unified Communications-Client

Telefonie

Kommunikation im Büro mit festen Endgeräten und mobile Kommunikation per Jabber.