Um alle Nutzenden (wie Mitarbeitende, Studierende, Gäste, Fachbereiche, Institutionen) innerhalb der TU Darmstadt auf einem einzigen Groupware-Service abzubilden, müssen alle Objekte (z.B. Persönliches Postfach, Funktionspostfach oder Verteilergruppe) im Groupware-Service klar voneinander unterscheidbar sein.
Um dies zu gewährleisten, werden die Namen der Objekte nach klaren Regeln gebildet, sodass jede E-Mail-Adresse eindeutig ist und jedes Postfach oder jede Verteilergruppe, innerhalb der TU Darmstadt, einer Institution zugeordnet werden kann.

Daher wird für jedes Objekt ein Objektname (Common Name, bei Postfächern in den Anleitungen auch Postfach-ID genannt) und ein Anzeigename vergeben. Um die Namen eindeutig zu machen, wird sowohl die Kundennummer als auch das Kundenkürzel herangezogen. Das Kundenkürzel entspricht der E-Mail-Domäne des Kunden (z.B. bio bei der E-Mail-Domäne @bio.tu-darmstadt.de) und kann bei Bedarf geändert werden.

Die Domäne @tu-darmstadt.de ist einerseits für persönliche E-Mail-Adressen und zum anderen für Funktionen und/oder Rollen, die die gesamte Universität betreffen, reserviert. Beispiele hierfür sind praesidentin@tu-darmstadt.de, kanzler@tu-darmstadt.de oder tu-shop@tu-darmstadt.de.
In begründeten Ausnahmefällen ist es jedoch möglich, Adressen aus dieser Domäne auch für andere Funktionen zu vergeben, die die TU Darmstadt als ganzes nach außen repräsentieren (z.B. auslandskoordination@tu-darmstadt.de). In diesen Fällen muss das Science Cummunication Center der TU Darmstadt der Adresse zustimmen.

Jede erstellte E-Mail-Adresse kann nur einem Objekt zugeordnet werden. Für die persönlichen E-Mail-Adressen wird dies durch die Namensregeln des Identity-Managements (IDM) der TU Darmstadt gewährleistet. Um Funktions-Adressen zu vergeben, gilt die Grundregel, dass jeder Kunde im Groupware-Service (also jede teilnehmende Institution) über eine eigene untergeordnete E-Mail-Domäne verfügt (z.B. bio.tu-darmstadt.de oder psychologie.tu-darmstad.de).