Abteilung Organisation und Ressourcen

Die Abteilung Organisation und Ressourcen befähigt mithilfe interner Services die Leitung des HRZ wie auch die Abteilungsleitungen das HRZ zu steuern, Ressourcen effektiv und effizient einzusetzen, die Services transparent und verbindlich anzubieten sowie nach innen und außen zielführend zu kommunizieren.

Dazu gehören insbesondere die Steuerung und Verwaltung von Finanz-, Personal- und Raumressourcen, die interne Organisations- und Personalentwicklung sowie die IT-Ausbildung innerhalb des HRZ. Ebenso sind die Freigabe von Geschäftsmodellen sowie die Prüfung und Freigabe von Verträgen Bestandteil dieser Services. Darüber hinaus begleitet die Abteilung das HRZ-Serviceportfolio und pflegt den Servicekatalog sowie die Servicedokumentation. Die Services werden sowohl auf den HRZ-Webseiten als auch mittels gezielter Kommunikationsmaßnahmen und Werbekampagnen kommuniziert.

Der Stab Personalmanagement befähigt und unterstützt die Leitung der Abteilung Organisation und Ressourcen, Personalentwicklungsmaßnahmen sowie Recruiting- und On-Boardingprozesse des HRZ zu steuern. Zum Verantwortungsbereich des Stabes gehört ebenso die Personalplanung und -budgetierung wie auch die Ressourcenverteilung.

Ferner begleitet das Team Führungskräfte und Mitarbeitende von der Vakanz einer Stelle über die Einstellung und die Entwicklung im HRZ bis hin zum Austritt aus der Organisation.

Der Stab Personalmanagement verantwortet außerdem das Management von Bewerber_innen und koordiniert Gespräche und Gesprächspartner_innen. Er erstellt die dazu notwendigen Dokumente wie Tätigkeitsbeschreibungen, Ausschreibungen und einstellungsbegleitende Dokumente, berät die Führungskräfte und unterstützt sie bei Krisen-, Konflikt- und Fördergesprächen.

Zudem gehört die Vorbereitung von Personalmaßnahmen wie Vereidigungen, Höhergruppierungen und Leistungsanreizen sowie die Verwaltung der studentischen Hilfskräfte des HRZ und deren Vertragsabwicklung zum Aufgabenbereich der Stabsstelle .

In Bezug auf Personalthemen ist der Stab Personalmanagement Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte des HRZ und bildet die Schnittstelle zum Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten der TU Darmstadt.

Das HRZ steuert den IT-Ausbildungsverbund der TU Darmstadt. Der Stab IT-Ausbildung begleitet und betreut die IT-Auszubildenden und Ausbilder_innen von der Auswahl bis hin zur Abschlussprüfung. Dies umfasst auch die Durchführung spezifischer Fördermaßnahmen zu Ausbildungsinhalten. Der Stab IT-Ausbildung bildet unter anderem die Schnittstelle zum Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten der TU Darmstadt.

Insbesondere unterstützt der Stab die Ausbilder_innen im Recruitingprozess und verantwortet das Personalmanagement der Auszubildenden und deren Ausbildungsdokumentationen. So stellt er beispielsweise die Einhaltung von Regeln und Anforderungen sicher. Er ist Vermittler, Schlichter und Koordinator zwischen Auszubildenden, Ausbildenden und der IHK in enger Abstimmung mit dem Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten der TU Darmstadt.

Entsprechend des Ausbildungsjahres und Ausbildungsberufes werden Schulungen, Workshops und Fördermaßnahmen konzipiert und umgesetzt. Ferner werden individuelle Fördermaßnahmen im Bedarfsfall erarbeitet. Insbesondere im 3. Ausbildungsjahr werden Auszubildende auf den Ausbildungsabschluss vorbereitet und befähigt, ihre Abschlussarbeiten professionell zu erstellen.

Der Stab IT-Ausbildung konzipiert Awarenessmaßnahmen und Ausbildungsveranstaltungen der IT-Ausbildung der TU Darmstadt und betreut deren Verbundpartnerschaften.

Besuchen Sie auch die Webseiten der IT-Ausbildung.

Die Gruppe Organisation und Kommunikation verantwortet die interne und externe Kommunikation des HRZ, die HRZ-Webseiten sowie das Service-, Projekt- und Prozessmanagement. Sie befähigt Führungskräfte, Serviceverantwortliche und Mitarbeitende in vereinbarten Prozessen mit abgestimmten Dokumenten strukturiert zu arbeiten, nach innen und außen einheitlich aufzutreten und Kund_innen und Anwender_innen Informationen zielgruppenorientiert zur Verfügung zu stellen.

Im Rahmen der externen Kommunikation konzipiert die Gruppe PR-Maßnahmen für Kund_innen und Anwender_innen des HRZ. Sie entwickelt zielgruppengerechte Kommunikationsmaßnahmen und -kampagnen und berät Kolleg_innen im HRZ bei der Erstellung passender Maßnahmen zu Services und gibt diese frei. In ihrer Verantwortung liegen überdies sowohl der Webauftritt des HRZ, der HRZ-Newsletter sowie die internen HRZ-Nachrichten. Sie stellt einen inhaltlich und optisch einheitlichen Auftritt des HRZ nach außen sicher, indem sie die von den Fachgruppen zusammengestellten Inhalte einheitlich und nutzerfreundlich aufbereitet. Die Gruppe arbeitet ebenfalls an der Verbesserung der internen Kommunikation mit dem Ziel, die Zusammenarbeit innerhalb des HRZ zu unterstützen und in deren Folge die Kundenorientierung zu stärken. Sie organisiert die internen Veranstaltungen des HRZ wie zum Beispiel Wissen vor Mittag, die Projektleiter-Runde, die Projektbörse etc. und führt diese durch.

Im Rahmen der Unterstützung der Organisations- und Serviceentwicklung berät sie die Führungskräfte beim Serviceportfolio-Management des HRZ und sorgt im Rahmen des festgelegten Serviceentwicklungsprozesses für Transparenz bei der Einführung neuer und bei großen Veränderungen bereits bestehender Services. Sie pflegt den HRZ-Servicekatalog im Web und erstellt den Jahresbericht.

Darüber hinaus verantwortet die Gruppe Organisation und Kommunikation die Struktur der Servicedokumentation, arbeitet mit den Serviceverantwortlichen bei der Erstellung von Servicebeschreibung und Servicevereinbarung zusammen und unterstützt bei allgemeinen Dokumenten wie beispielsweise der IT-Benutzerordnung.

Die Gruppe pflegt zudem den Projektbereich und die Projektlisten des HRZ sowie die unterstützenden Vorlagen und Dokumente im Bereich Projektmanagement.

Die Gruppe Verwaltung verantwortet die Bereiche HRZ-Controlling, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Rechts- und Vertragsangelegenheiten, Facilitymanagement sowie den Empfang innerhalb des HRZ und befähigt die Leitung der Abteilung Organisation und Ressourcen, in Bezug auf die genannten Aufgabenbereiche die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung und Beschaffung verantwortet die Gruppe Verwaltung die Rechnungsprüfung, die vorbereitende Buchhaltung und das Vertrags- und Beschaffungswesen sowie die Verwaltung des Inventars und die Steuerung von Inventurprozessen. Insbesondere werden Beschaffende bei der Vergabe und bei rechtlich relevanten Themen begleitet und Entscheidungen der Abteilungsleitung vorbereitet. Ferner werden hier Services des HRZ abgerechnet und externe Rechnungen TU-intern weiterbelastet.

Im Rahmen des Controllings übernimmt die Gruppe die Steuerung der Haushaltsantragsstellung, der Planungs- und Budgetierungsprozesse sowie das Berichtswesen. Um die Leitung des HRZ und die Abteilungsleitungen zu befähigen, das HRZ zu steuern und Ressourcen effektiv und effizient einzusetzen, werden die Controlling- und Reporting-Instrumente stetig weiterentwickelt. Hierzu gehören insbesondere die HRZ-internen digitalen Genehmigungsprozesse.

Im Rahmen des Facilitymanagements werden die HRZ-internen Schließsysteme verwaltet. Die Gruppe ist Ansprechpartner für Hausmeister, Flächenmanagement und Bau in Bezug auf die vom HRZ genutzten Räume. Der HRZ-Empfang unterstützt die Mitarbeitenden des HRZ durch das Management von Bürobedarf- und Ausstattungsbeschaffung, das Raum- und Postmanagement. Er unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen und stellt den professionellen Empfang von Gästen sicher.

Die Gruppe ist die Schnittstelle zum Dezernat III – Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten der TU Darmstadt, insbesondere zu dessen Referaten III A – Budgetmanagement und Controlling, III C – Kreditoren- und Hauptbuchführung Finanzbuchhaltung, III E – Einkauf und Materialwirtschaft Vergabestelle sowie zum Dezernat VII – Personal- und Rechtsangelegenheiten.