Persönliches Postfach

Persönliches Postfach

Teamarbeit

Mit Ihrem persönlichen Postfach können Sie Ihre eigenen (persönlichen) sowie geteilten Inhalte, z. B. E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben, verwalten. Sie können auch Inhalte aus Ihrem persönlichen Postfach mit anderen Groupware-Benutzer/-innen und Gruppen teilen, indem Sie Zugriffsrechte vergeben.
Unter Microsoft Outlook haben Sie Zugriff auf den vollen Funktionsumfang von teamworkbasierten Aufgaben.
Andere Groupware-Klienten unterstützen Funktionen im Bezug auf Teamwork nicht oder nur teilweise. Eine Funktionsübersicht der Klienten und hilfreiche Anleitungen finden Sie im Wiki:

Übersicht Outlook

Übersicht andere Programme

Übersicht mobile Geräte


Freigeben von Inhalten in Outlook

Screenshot Outlook 2010
Screenshot Outlook 2010

Unter Microsoft Outlook ist der Ablauf zum Freigeben von Inhalten immer gleich. Sie finden die Berechtigungen in den Eigenschaften des jeweiligen Elementes, welches Sie ausgewählt haben. In der Ansicht „Ordnerliste“ erkennen Sie freigegebene Elemente an dem „Hand-Symbol“ (Outlook 2010) oder dem „Pfeil-Symbol“ (ab Outlook 2013) über dem Icon des Elements.

Screenshot Outlook 2016
Screenshot Outlook 2016

Stellvertreterfunktion

Mit der Stellvertreterfunktion legen Sie fest, wer Sie bei Abwesenheit mit von Ihnen festgelegten Berechtigungen, in Ihrem persönlichen Postfach vertritt. Die Stellvertreterfunktion wird jedoch nicht von allen Klienten unterstützt.
Unter Microsoft Outlook, Outlook für Mac und Evolution können Sie die Stellvertreterfunktion für Ihr persönliches Postfach aktivieren, aber auch selbst die Stellvertreteraufgaben für andere ausführen.

Anleitungen zur Stellvertreterfunktion:

Outlook

Outlook für Mac

Evolution

Terminfindung

Frei-/Gebucht Zeiten

Frei-/Gebucht Zeiten sind innerhalb Ihrer Einrichtung für alle Mitglieder standardmäßig sichtbar, es müssen keine zusätzlichen Berechtigungen gesetzt werden.
Wenn Sie Ihre Frei-/Gebucht Zeiten anderen Personen oder Einrichtungen zugänglich machen möchten, müssen Sie eine weitere Berechtigung freigeben. Dies können Sie z. B. unter Outlook in den Eigenschaften im Reiter „Berechtigungen“ festlegen.

Screenshot Outlook 2010
Screenshot Outlook 2010

Zugriff auf die Frei-/Gebucht Zeiten Outlook:

  • In der Kalenderansicht von Outlook Rechtsklick auf „Meine Kalender“ gehen.
  • Auf „Kalender hinzufügen“ klicken oder in der Symbolleiste auf „Kalender öffnen“.
  • „Aus Adressbuch“ auswählen.
  • Kontakt aus dem Adressbuch auswählen und mit „OK“ bestätigen.
Screenshot Outlook 2016
Screenshot Outlook 2016

Gruppenweiter Zugriff durch Erteilung von Freigaben

Freigaben an einen größeren Personenkreis sollten über Verteilergruppen geregelt werden. Verteilergruppe befinden sich ebenfalls im globalen Adressbuch. Wenn Sie einer Verteilergruppe bestimmte Rechte vergeben, habe alle Mitglieder in dieser Verteilergruppe diese Rechte.

Globales Adressbuch

Im „globalen Adressbuch“ sind alle E-Mail-Adressen, Verteilergruppen, Einrichtungen und Raumressourcen eingetragen.