E-Mails in PDF-Dateien exportieren

E-Mails in PDF-Dateien exportieren

Outlook

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie mittels Add-Ins von Adobe bzw. Foxit Phantome Ihre E-Mails in das PDF-Format exportieren können.

Dies ist z.B. zur Archivierung von E-Mails zu einem Vorgang sinnvoll. Der beschriebene Weg exportiert auch die Dateianhänge der E-Mails.

Hinweis

Microsoft Outlook bietet im Auslieferungszustand keine Funktionalität zum vollständigen Export von E-Mails, z.B. als PDF Dateien. Diese Funktion bieten z.B. die kostenpflichtigen Programme Adobe Acrobat Pro/DC oder Foxit Phantome (beide liefern ein Add-In für Outlook mit). Bitte sprechen Sie diesbezüglich mit Ihrem IT-Administrator.

Wenn Sie das entsprechende Add-In installiert haben (mehr Informationen finden Sie hier bzw. hier) können Sie Ihre E-Mails bequem per Rechtsklick oder über den entsprechenden Reiter im Menüband als PDF-Datei exportieren.

Die folgende Anleitung zeigt den Export. Diese verläuft für beide Lösungen analog.

Schritt 1 – Einstellungen in Outlook vornehmen (nur einmalig erforderlich)

Wählen Sie den Reiter Foxit PDF bzw. Adobe.

Foxit Phantome

Wählen Sie für Foxit Phantome die Einstellungen

  • PDF-Ergebnisse anzeigen
  • PDF Portfolio ausgeben sowie
  • Anhang einbeziehen.

Adobe Acrobat Pro/DC

Für Adobe Acrobat Pro/DC öffnen Sie die Konvertierungseinstellungen und wählen Sie unter Anlagen die Option Alle Anlagen in die Adobe PDF-Dateien einschließen und überprüfen Sie, dass der Haken bei Ausgabe von Adobe-PDF-Portfolios beim erstellen einer neuen PDF Datei gesetzt ist.

Schritt 2 – Ordner/Datei auswählen und als PD speichern

Foxit Phantome
Foxit Phantome

Markieren Sie die Nachrichten oder Ordner, die sie als PDF-Datei exportieren möchten und wählen Sie im Reiter Foxit Phantome bzw. Adobe die Schaltfläche Ausgewählte Nachricht und im erscheinenden Drop-Down Menü Neue PDF erstellen.

Adobe Acrobat Pro/DC
Adobe Acrobat Pro/DC

Schritt 3 – Speicherort wählen

Sie werden nun aufgefordert einen Speicherort auszuwählen. Klicken Sie dann auf speichern und die Datei wird am ausgewählten Speicherort erstellt.

Nutzen des PDF-Portfolio

Links: Foxit Phantome, Rechts: Adobe Acrobat Pro/DC
Links: Foxit Phantome, Rechts: Adobe Acrobat Pro/DC

Sie können in der PDF Datei nun in einer Liste Ihre E-Mails einzeln auswählen um diese in der Vorschau zu öffnen. Um diese als einzelne Datei zu öffnen wählen Sie diese per Doppelklick aus.

Links: Foxit Phantome, Rechts: Adobe Acrobat Pro/DC
Links: Foxit Phantome, Rechts: Adobe Acrobat Pro/DC

Um den Anhang einer exportierten E-Mail zu öffnen, wählen Sie diese im Portfolio per Doppelklick um Sie einzeln zu öffnen und klicken Sie auf der linken Seite auf die Büroklammer-Schaltfläche.