Hessenbox-DA Anleitungen

Kurzanleitung & ONLYOFFICE

Sie wollen direkt loslegen? In dieser Anleitung (wird in neuem Tab geöffnet) finden Sie die wichtigsten Informationen für einen erfolgreichen Start mit der Hessenbox-DA.

Eine Anleitung zur Nutzung von ONLYOFFICE in der Hessenbox finden Sie in diesem PDF (wird in neuem Tab geöffnet).

Dokumentation der Client-Software PowerFolder

Ausführliche Dokumentation (auf englisch) der Client-SW PowerFolder finden Sie auf den Webseiten des Herstellers.

FAQ: Fragen und Antworten

Allgemeines

Nach dem Ausscheiden eines/einer Anwenders/in mit Quota aus dem Beschäftigungsverhältnis an der TU Darmstadt werden die von ihm/ihr in seinem/ihrem persönlichen Bereich gespeicherten Daten noch für eine Frist von einem Monat vorgehalten und dann automatisch gelöscht. Sollte der/die Anwender/in ein/e Student/in sein beträgt die Frist etwa 90 Tage.

Hierbei macht es keinen Unterschied, ob er/sie die Dateien selbst oder durch Freigabe an einen Dritten hochgeladen hat.

Bei Anwendern/innen ohne Quota wird nach dem Ausscheiden aus dem Studium oder dem Ablaufdatum des Gast-Status das entsprechende Konto gelöscht und die zugeteilten Berechtigungen werden unmittelbar entzogen.

Bei Externen behält sich das HRZ das Recht vor, den Zugang nach längerer Nichtbenutzung (ab 6 Monaten) zu löschen.

Ein durch eine/n Externe/n angelegtes Konto ist mit dem dazugehörigen Passwort uneingeschränkt gültig. Im Fall wenn der Anwender sich 6 Monate lang nicht mehr angemeldet hat, wird es im System gelöscht.

Auf eine Funktionsadresse haben mehrere Personen Zugriff, so wäre analog ein Zugriff mehrerer Personen auf das gleiche Hessenbox-Konto zuzulassen. Damit wäre keine Unterscheidung in der Protokollierung der Aktionen mehr möglich und es könnte nicht mehr nachvollzogen werden, wer Änderungen getätigt hat.

Funktionsadressen sind daher nicht zugelassen. Eine Freigabe mit Lese/Schreibrechten von Ordner an mehrere Personen ist eine alternative Lösung.

Bei großen Datenmengen kann es zu Problemen bei der Synchronisierung kommen, wenn der Client zwischendurch die Verbindung zum Server verliert. Dabei können u.U. Daten bzw. Inhalten aus Dateien verschwinden.

Empfehlung: Kopieren Sie die Dateien/Ordner und löschen Sie diese danach im „alten“ Ordner, anstatt diese zu Verschieben (ausschneiden + einfügen). Zusätzlich ist es sinnvoll, während des Kopiervorgangs die Synchronisation zu deaktivieren oder den Client zu schließen, um die Synchronisation erst nach erfolgreichem lokalen Kopieren zu starten.

Nein, die synchronisierten Dateien können beliebig groß sein so lange der zugewiesene Speicherplatz reicht.

Die Hessenbox nimmt lokal ein Vielfaches an Speicherplatz gegenüber der tatsächlichen Dateigröße ein.

Die Ursache: Der Hessenbox Client speichert die Versionshistorie und verbraucht somit mit steigender Anzahl an Dateiversionen vermehrt Speicherplatz.

Lösung: Die Anzahl gespeicherter Versionen lässt sich sowohl für das lokale Dateisystem, als auch für das Online-Backup festlegen

Gehen Sie in die Hessenbox Applikation und öffnen Sie eines ihrer Verzeichnisse. Unter Einstellungen finden Sie den Punkt “Lokaler Datei Verlauf”. Dabei handelt es sich um die Anzahl der Versionen, die lokal abgelegt werden. Zum Sparen von lokalem Speicherplatz können Sie die lokale Versionierung deaktivieren und mit “x” die bisher gespeicherten lokalen Versionen löschen. Auf dem Server bleiben weiterhin die historischen Versionen vorhanden.

Eine Anleitung finden Sie hier.

Die Berechtigungen lassen sich nur auf Folder-Ebene vergeben, eine Unterordner- oder Datei-bezogene Berechtigung geht nicht.

Um einzelne Dateien mit jeweils verschiedenen Personen zu teilen, muss für jede Personen- bzw. Berechtigungsgruppe ein eigener Folder angelegt werden.

Um Dateien in einem Folder, für den ein Hessenbox-Account Schreibrechte besitzt, per WebDAV abzulegen, muss die URL:

https://hessenbox.tu-darmstadt.de/webdav/FOLDERNAME

und als Zugangsdaten Nutzername und Passwort des Hessenbox-Account verwendet werden. FOLDERNAME in der URL steht hierbei für den Namen des Folders.

Fehlermeldungen / Probleme

Symptom: Obwohl die erste Anmeldung bei der Hessenbox-DA funktionierte, wird nun beim Login, sowohl im Webportal als auch im Desktop-Client angezeigt, dass das Passwort nicht stimmt. In TUCaN, Moodle und den zugriffsgeschützten Institutsseiten funktioniert der Login mit der TU-ID jedoch problemlos.

Problem: Es wird nicht die TU-ID zum Login verwendet oder es fehlt die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen der Hessenbox im IDM-Portal und/oder die erforderliche Freigabe des Speicherplatzes.

Lösung: Bitte loggen Sie sich bei der Hessenbox-DA ausschließlich mit Ihrer TU-ID ein. Vorab muss zudem im IDM-Portal den Nutzungsbedingungen der Hessenbox zugestimmt werden. Die Zustimmung erfolgt im persönlichen Account im Unterpunkt „Zustimmungen“.

Als Mitarbeiter_in steht Ihnen mehr Speicherplatz in der Hessenbox zur Verfügung. Dieser wird Ihnen aber bei einem Statuswechsel nicht automatisch zugewiesen.

Lösung:Im Falle eines Statuswechsels müssen sich neue Mitarbeiter_innen im IDM-Portal anmelden. Dort kann im Bereich „Zustimmungen“ der zusätzliche Speicherplatz freigeschaltet werden.

Symptom: Es soll ein Ordner in der Hessenbox von der Synchronisation ausgeschlossen werden. Sobald an einem Ordner per Rechtsklick der Menüpunkt „Ausschließen“ gedrückt wird, wird der Ordner im Web-Interface weder für einen selbst noch für andere Nutzer des Ordners angezeigt.

Ursache:

  • Mit „Stoppe sync“ wird nur die Synchronisation nicht mehr ausgeführt. Die auf dem Client und dem Server und ggfs. anderen Clients gespeicherten Daten bleiben erhalten. Zwischen Server und den anderen Clients werden die Daten auch weiter synchronisiert.
  • Mit „von Synchronisation ausschließen“ werden die Daten vom Server und damit im Web gelöscht. Bei anderen mit dem Folder verbundenen Clients bleiben sie aber erhalten, sie werden dort nur mit einem „nicht synchronisiert“ gekennzeichnet.

Lösung:

Der Haken bei „Synchronisieren“ muss entfernt werden. Ist der Haken gesetzt, wird die „Exclude“-Liste auch mit den anderen Clients synchronisiert. Bei falscher Interpretation kann das zu Datenverlust führen.

Eine Anleitung finden Sie hier.

Symptom: Über die Hessenbox-Weboberfläche ist ein Folder, zu dem man eingeladen wurde, zu sehen, allerdings funktioniert die Synchronisation des Folders mit dem Hessenbox-Client nicht, auch wenn dieser deinstalliert und erneut installiert wurde..

Lösung:

  1. Im Hessenbox-Client, per Rechtsklick auf den Folder, „Stoppe Sync“ auswählen,.
  2. Im erscheinenden Popup-Fenster die Haken bei „Lösche lokale Metadaten“ und „Lösche lokale Dateien“ setzen und auf „Sync stoppen“ klicken.
  3. Dann per Klick auf den ausgegrauten Folder noch einmal neu einrichten.

Dateien bleiben nach dem Löschen im „Dateiverlauf erhalten“. Dies ermöglicht es die Dateien nach versehentlichem löschen wiederherzustellen. Der Dateiverlauf belegt ebenso Quota wie die „richtigen“ Dateien.

Lösung: Zum endgültigen Löschen muss der Dateiverlauf geleert werden. Dies ist in der Web-Oberfläche im Bereich „Benutzerkonto“ möglich. Dort gibt es einen grünen Knopf „Datei Verlauf leeren“ welcher angeklickt werden muss.

In manchen Fällen kann es einige Stunden dauern, bis das System den freigewordenen Platz erkannt hat und er wieder tatsächlich genutzt werden kann.

Für das Lesen von geteilten Ordnern anderer Hessenbox Accounts ist kein eigener Speicherplatz notwendig; um selbst Dateien anlegen zu können, müssen Sie den Speicherplatz für Ihren Hessenbox-DA Account aktivieren.

Die Zustimmung zur Hessenbox-DA erteilen Sie im Identitätsmanagement der TU Darmstadt (IDM) in Ihrem persönlichen Account unter dem Menüpunkt „Zustimmungen“ (im linken Menü).

Im IDM muss unter Zustimmungen bei der Hessenbox-DA auch der Speicherplatz aktiviert werden.

Symptom: Es lassen sich in der Hessenbox Android App keinerlei Dateien öffnen. Es erscheint bei jedem Versuch die Meldung „DATEI KONNTE NICHT ÜBERTRAGEN WERDEN“.

Lösung: Der Speicherzugriff muss in den Android App-Einstellungen manuell gesetzt (freigegeben) werden.

Einladungen zu Ordnern (Folder) werden nicht mehr automatisch angenommen, sondern müssen aktiv von der eingeladenen Person angenommen werden.

siehe Anleitung: „Folder Mitglieder verwalten/entfernen“(in der Weboberfläche)

Nachdem Sie einen Ordner (Folder) freigegeben haben, erhält die eingeladene Person eine E-Mail, die über die Einladung informiert. Sobald diese Person die Einladung akzeptiert hat, erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail mit der Meldung, dass Ihre Einladung angenommen worden ist.

Die zeitgleiche Nutzung mehrerer PowerFolder basierte Clients auf einem Endgerät ist nicht ohne weiteres möglich. Die Client-Software, egal mit welchem Branding, nutzt ohne weitere Konfiguration immer die selben Konfigurationsdateien wie auch die Originalsoftware oder ein anderes Branding. Bei der Installation eines neuen Clients werden also die Daten des anderen, bereits installierten Clients überschrieben.

Dabei kommt es dann zu einem Durcheinander.

Für fortgeschrittene Nutzer gibt es die Möglichkeit mehrere Instanzen über Kommandozeilenparameter zu starten.

Beispiel für die Nutzung des Hessenbox- und LRZ-Clients:

Wenn der Hessenbox DA Client schon installiert ist und der LRZ-Client hinzugefügt werden soll, muss bei den Links im Startmenu in den Eigenschaften der Verknüpfung beim Ziel am Ende noch ergänzt werden:

Hessenbox DA: -z

LRZ Sync&Share: -z -c LRZ