Für den Fall, dass Ihnen das Volumen Ihres persönlichen Postfaches nicht mehr ausreicht, können Sie ab einem Postfach XL (Größe 10 GB), ein zusätzliches Online-Archiv (über Ihren Groupware-Beauftragten) beantragen.

Was ist ein Online-Archiv?

Ein Online-Archiv ist eine Erweiterung Ihres persönlichen Postfaches oder für ein Funktionspostfach, um große Mengen an E-Mails langfristig und gesichert (Backup) zu archivieren. Durch das Online-Archiv verringert sich das Datenvolumen Ihres persönlichen Postfaches, so dass Sie effektiver mit Ihren aktuellen E-Mails arbeiten können.

Ältere Elemente, wie z.B. E-Mails, werden automatisch (nach festgelegten Richtlinien, siehe unten) in das Online-Archiv verschoben. Ebenso haben Sie aber auch die Möglichkeit, Elemente direkt in das Archiv zu verschieben oder auch die Archivierung von Elementen wieder rückgängig zu machen. Elemente, die Sie als PST-Dateien bereits lokal auf Ihrem Rechner gespeichert haben, können Sie nachträglich ergänzend in das Online-Archiv verschieben.

Archivrichtlinien

Standardmäßig ist für alle Elemente in Ihrem Postfach die Archivierungsrichtlinie auf 2 Jahren eingestellt. Sie können aber weitere Archivierungsrichtlinien auswählen. Folgende stehen zur Auswahl:

  • Nach 6 Monaten in Archiv verschieben.
  • Nach 1 Jahr in Archiv verschieben.
  • Nach 2 Jahren in Archiv verschieben. (Standard)
  • Nach 5 Jahren in Archiv verschieben.
  • Nie in Archiv verschieben.

Welche Version von Outlook wird unterstützt?

Beachten Sie, dass der Zugriff auf das Online-Archiv nicht von allen Outlook Versionen unterstützt wird und auch der Zugriff über IMAP nicht möglich ist.

Folgende Outlook Versionen werden unterstützt:

  • Outlook enthalten in Microsoft Office Professional Plus 2019
  • Outlook 2019 eigenständig
  • Outlook enthalten in Microsoft Office Professional Plus 2016
  • Outlook 2016 eigenständig
  • Outlook enthalten in Microsoft Office Professional Plus 2013
  • Outlook 2013 eigenständig
  • Outlook enthalten in Microsoft Office Professional Plus 2010 (nicht mehr supported)
  • Outlook 2010 eigenständig (nicht mehr supported)
  • Outlook 365 (nicht „Home and Business“)
  • Outlook 2019 für Mac
  • Outlook 2016 für Mac
  • Outlook 365 für Mac

„Outlook-Lizenzanforderungen für Exchange-Features“ auf https://office.microsoft.com/

Hinweis

Wenn Sie in Ihrem Postfach einen Ordner umbenennen, so müssen Sie diesen auch in Ihrem Online-Archiv umbenennen. Outlook tut dies nicht automatisch und speichert Ihre E-Mails dann im Online-Archiv in einem separaten Ordner mit dem neuen Namen.

Zugriff mit Groupware Weboberfläche

In der Groupware -Weboberfläche finden Sie das Online-Archiv auf der linken Seite, unterhalb Ihres persönlichen Postfach.

Zugriff mit Outlook 2010

In Outlook 2010 finden Sie das Online-Archiv, als weiteres Postfach auf der linken Seite.