Online-Archiv: Richtlinien anpassen

Outlook

Verwenden Sie Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien für Ihr Postfach, um Richtlinien zur Aufbwahrung sowie der Archivierung festzulegen:

  • Aufbewahrungsrichtlinien steuern, wie lange Ihre Nachrichten gespeichert werden.
  • Archivrichtlinien steuern, wie lange Nachrichten in einem E-Mail-Ordner verbleiben, bevor Sie in ein Archiv verschoben werden.

Hinweis

Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien können nicht auf Kalenderordner angewendet werden.

Hinweis

Wenn Sie in Ihrem Postfach einen Ordner umbenennen, so müssen Sie diesen auch in Ihrem Online-Archiv umbenennen. Outlook tut dies nicht automatisch und speichert Ihre E-Mails dann im Online-Archiv in einem separaten Ordner mit dem neuen Namen.

Lesen Sie hier nach, wie man Archivrichtlinien und Aufbewahrungsrichtlinien für Ordner anpassen kann.

Standardmäßig besitzen Ordner die Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinie des übergeordneten Ordner. Die Standardeinstellung ist „Richtlinie des Übergeordneten Ordner verwenden“. Bei Änderung dieser Einstellungen werden die Richtlinien des übergeordneten Ordners nicht mehr übernommen.

Archivrichtlinien anpassen

Zum Ändern der Archivrichtlinie für einen Ordner gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Öffnen Sie die Ansicht „Ordnerliste“.
  • Gehen Sie mit Rechtsklick auf den Ordner, für den Sie die Richtlinie ändern möchten und
  • dann auf Eigenschaften.
Screenshot Outlook 2016
  • Wechseln Sie in den Eigenschaften zum Reiter „Richtlinien wechseln“.
  • Unter „Onlinearchiv“ können Sie jetzt auswählen, ab wann Elemente ins Archiv verschoben werden sollen.
Screenhsot Outlook 2016

Aufbewahrungsrichtlinien anpassen

Mit Hilfe der Aufbewahrungsrichtlinien können Sie den Zeitpunkt festlegen, wann eine Nachricht automatisch gelöscht werden soll. Zum Ändern der Aufbewahrungsrichtlinien gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Mit Rechtsklick das jeweilige Element auswählen, z.B. eine Nachricht oder einen ganzen Ordner.
  • Unter „Richtlinie zuweisen“ können Sie dann die gewünschte Aufbewahrungsrichtlinie auswählen.

Aufbewahrungsrichtlinien von Standardordnern, wie z.B. dem Posteingang, könen nicht geändert werden.

Screenshot Outlook 2016