Es gibt verschiedene Gründe, warum E-Mails nicht zugestellt werden:
- Die maximale Größe wurde überschritten (E-Mail inkl. Header, Mailtext und Anhängen).
- Am Mail-Gateway werden E-Mails bis zu einer Größe von 99,6 MB angenommen.
- Bei Groupware-Postfächern der Beschäftigten liegt die Grenze bei 50 MB.
- Die Grenze bei Postfächern der Studierenden liegt bei 20 MB.
- Das Postfach des Empfängers ist voll.
- Die E-Mail enthält Anhänge, die vom HRZ und InfoSec gemeinsam als sicherheitskritisch eingestuft wurden. Hierzu zählen:
- Verschlüsselte Anhänge, die nicht vom Virenscanner geprüft werden können.
- Problematisch eingestufte Medientypen (mimetype) und Dateiendungen, z.B. veraltete Microsoft Dateiformate wie *.doc, *.xls, *.ppt. (Eine vollständige Liste der gesperrten Formate ist aus Sicherheitsgründen hier nicht veröffentlicht.)
- Weitere Gründe, die zu einer Nicht-Zustellbarkeit von E-Mails führen:
- Die E-Mail wird durch zentral eingesetzte Viren- und Spam-Checker aufgrund ihres Inhalts oder der Absendeadresse als problematisch eingestuft.
- Die Empfängeradresse existiert nicht. (Hinweis: Im Fall von dezentral betriebenen E-Mail-Systemen kann das auch bedeuten, dass die E-Mail-Adresse zwar lokal angelegt, aber dem HRZ nicht gemeldet wurde.)
- Es handelt sich um eine rein interne Ziel-Adresse, aber die E-Mail kommt von außerhalb der TU Darmstadt.
- Die Adresse befindet sich auf einer Blacklist.
Können E-Mails nicht zugestellt werden, werden sie entweder
- mit einer Fehlermeldung direkt abgelehnt
- zu einem späteren Zeitpunkt weiter transportiert und zugestellt
oder
- nach fünf Tagen Unzustellbarkeit an die Absendeadresse mit einer Meldung zurück gesendet.
Falls E-Mails aus Sicherheitsgründen abgelehnt werden, ist dies durch das HRZ nachvollziehbar. Bitte melden Sie konkrete und zu klärende Fälle so schnell wie möglich (innerhalb von drei Tagen) an das HRZ, damit allgemeine Fälle erkannt werden können.
Die absendende Person wird über die Ablehnung per E-Mail informiert.
Falls eine E-Mail aufgrund eines nicht akzeptierten Dateiformates abgelehnt wird, erhält zusätzlich die empfangende Person eine Information per E-Mail mit folgendem Inhalt:
- Absender
- Datum und Uhrzeit, wann die Mail verschickt wurde
- Dateiname des Anhangs, falls vorhanden
Hinweis: Sollte die Empfangsadresse nicht existieren, kann diese Nachricht nicht versendet werden.
Bei Systemausfall ist nicht mit einem E-Mail-Verlust zu rechnen. Die E-Mails werden zugestellt, sobald das System wieder verfügbar ist.